Um den Anforderungen der DSGVO in Bezug auf E-Mail-Versand zu genügen, insbesondere bei der Übermittlung von sensiblen Daten, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder, wir nutzen ein Mailprogramm,
das die Daten sicher verschlüsselt oder wir belehren unsere Kunden/Klienten/Patienten darüber, dass wir nur ein Standardprogramm nutzen, das keinen vollständigen Schutz der Daten
gewährleistet.
Für den normalen Geschäftsalltag scheint die zweite Variante ausreichend zu sein.
Für alle, die im Gesundheitswesen arbeiten oder anderweitig sensible Daten versenden, ist die hoch verschlüsselte Variante deutlich sicherer und besser. Dazu kommt, dass diese Programme zumeist
auch Passwort-geschützt sind, was bei den normalen Mailprogrammen nicht der Fall ist.
Dieses Argument spricht sogar für den Einsatz im normalen Geschäftsbetrieb. Allerdings muss man jedem Empfänger ein Passwort übermitteln. Dadurch ist der tägliche Einsatz u.U. erschwert. Für
regelmäßige vertrauliche Nachrichten allerdings macht es Sinn.
Nun war bisher die Nutzung von Programmen, die diesen hohen Verschlüsselungsgrad bieten, nicht ganz einfach. Sie waren eher auf Behörden und ähnliche Organisationen ausgerichtet und auch kostenpflichtig.
Nun gibt es eine Variante, die es jedem leicht möglich macht, ein verschlüsseltes Mailprogramm zu nutzen. Es nennt sich TUTANOTA und ist ein Open Source Programm, das sich aus Spendengeldern
finanziert. Mann muss das Programm nicht installieren, es läuft komplett online.
Hier kann man sich registrieren: https://tutanota.com
Für die private Nutzung ist das Programm kostenfrei. Für die geschäftliche Nutzung empfiehlt sich die Premium-Variante, die aber mit 12,- € jährlich absolut erschwinglich ist und weitere nützliche Funktionen bietet.
Spätestens, wenn man dieses Programm nutzt, ist man gezwungen, ein gut "verschlüsseltes" Passwort zu nutzen. In etwa so: 9*B3#p8?1D5.
Das Problem ist nur, dass man sich diese Passwörter kaum merken kann und aufschreiben widerspricht den Grundsätzen der Datensicherheit. Was tun?
Hier kommt uns die PC Tastatur zu Hilfe. Mein persönlicher Tipp:
Die Rautetaste ist eines der wenigen Sonderzeichen, das man ohne Shift-Taste nutzen kann.
Nehmen Sie also ein beliebiges Wort oder eine beliebige Zahl(enreihe) und kombinieren Sie diese abwechselnd. Das sieht dann z.B. so aus:
1#2#3#4#5#6 oder so: ^0^9^8^7^6. Weitaus sicherer sind Varianten wie: +s+o+m+m+e+r+ oder <m<a<r<k<u<s.
Diese Folgen werden vom Programm akzeptiert und man kann sie sich leicht merken.
Wandeln Sie sie aber bitte ab, weil es sonst wieder zu offensichtlich ist. ;-)